危機状況下の最強のコミュニケーション手段はなにか?

新型コロナウイルスが引き続き蔓延しているため、企業は社内のさまざまな感染拡大予防策、危機管理策を講じています。従業員の側も会社に協力するため、どう行動すべきなのか、何をしてはいけないのかといった情報を求めています。

従業員への的確な連絡手段の必要性

現在、多くの企業は従業員向けのコミュニケーションツールとして、EメールやSNS、グループウェア、あるいは(昔ながらの)掲示板を利用しているのではないでしょうか?本社の人事部門として、従業員に対して安全のための注意事項や、社内手順の変更について積極的に告知していくことは、混乱を招かずスムーズに働いてもらうために重要です。それでは、数ある連絡手段の中で、危機発生時にもっとも適切なものはなんでしょうか?

危機時の連絡手段はショートメッセージが最強

本社各部門、国内支店、海外拠点、そしてリモートで働くすべての従業員に確実に連絡するため、携帯電話のショートメッセージ(SMS)の活用を準備し始めることをお薦めします。その理由は、あらゆる災害を念頭に置いた場合、もっとも信頼性が高い(災害状況でも即時に到達する可能性がもっとも高い)のがショートメッセージだからです。また、すぐに伝達する必要がある情報、たとえば緊急連絡、急な休業や出勤依頼、会議やイベントの直前の変更、持参する書類・備品の追加などの場合は、とくにショートメッセージが役に立ちます。

従業員がどこにいても届きやすい

会社のEメールやグループウェアを利用していても、自宅にインターネットとPCの環境がない従業員もいるかもしれません。戸外に外出していたり、休暇中だったりすれば、やはりEメールなどを見られない人がいると思います。そんな場合でも、携帯電話を持ち歩かない人は滅多にいませんから、必ずメッセージが届きます。

定時報告にも使える

リモートで働いている従業員から、その日の仕事始めや終了時の連絡をもらうこともできます。 モバイル用のランディングページを追加することで、長い文書も届けることができるようになります。

今のうちにSMSの活用準備を整えておく

今後、どんな緊急状況が発生するかはだれにも分かりません。人事・管理部門が従業員全員の携帯電話番号のアドレス帳を作成し、いつでもショートメッセージを送れる体制を整えておけば、必ずそれが役に立つのではないでしょうか。(高橋眞人)

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